コラム

2021.07.02

クラウド会計とは?メリット・デメリットや概要を詳しく解説!

近年では、さまざまなモノやサービスをインターネットと連携させて活用する「クラウド化」が進んでいます。こうしたクラウド化の波は、会社の経理業務などにも影響し、クラウド型の会計ソフトを導入する企業が増加しています。

日頃、煩雑化しやすい経理業務・会計業務を簡略化し、作業効率を向上させるためには、クラウド会計ソフトを導入することで、可能になります。中には、従来の会計ソフトと違って、よりシンプルで手間のかからない会計ソフトの導入を、これから考えているという方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、クラウド会計ソフトの導入を検討している方、現在の経理業務・会計業務を効率化する方法に悩む方に向けて、クラウド会計ソフトの概要や、メリット・デメリットについて詳しく解説していきます。

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目次

    クラウド会計とは?

    クラウド会計とは、インターネットに接続できる環境さえあれば、いつでもどこででも会計処理が行える、会計システムのことを言います。

    経理業務を効率的に行うシステム

    先ほど説明したように、クラウド会計は、クラウドサービスを利用した会計システムのことを言います。

    従来の会計システムは、パソコンへ専用のソフトウェアやアプリケーションをインストールして、データをパソコン内に保存して利用していました。しかしクラウド会計は、ソフトを購入してインストールする必要もなく、クラウド会計サービスの提供元へ利用料を支払うことで、すぐにシステムを利用することが可能です。

    ソフトがインストールされた特定のパソコンでしか利用できない従来のサービスと違い、どの端末からでもアクセスできるので、経理業務もスムーズになり、効率的に業務を進めることが可能です。

    クラウド会計を利用するにはソフトが必要

    クラウド会計ソフトやサービスを利用するには、基本的に専用のソフトをインストール必要があります。ただしソフトのインストールといっても、従来の会計ソフトのようにシステムそのものを入れるのではなく、あくまでもクラウドサーバーを利用するために必要なソフトになります。

    また、クラウド会計ソフトによっては、パソコンだけでなく、スマホやタブレットに対応しているものもあり、インターネット環境さえあれば、どこからでもサービスを利用することができます。

    クラウド会計ソフトとは

    「クラウド会計ソフト」は、ソフト本体を購入してパソコンにインストールする、従来の会計ソフトと違い、ソフトウェアそのものを購入するのではなく、クラウドサービスの提供元へ利用料を支払い、インターネット経由で利用する会計ソフトのことです。

    基本的に、インターネット環境とある程度のスペックが備わったパソコン端末があれば、とくに細かい設定などが必要なく、申込してすぐにサービスの利用が可能です。さらにこれまでは、ソフトウェアをインストールした特定のパソコンでないと経理作業ができませんでしたが、クラウド会計ソフトは、会社のパソコンだけでなく自宅のパソコンや、スマホ・タブレットなどからでも操作が可能です。

    従来の会計ソフトとは何が違う?

    これまで主流だった会計ソフトは、店舗でソフトウェアを購入したり、オンラインでダウンロードして導入するのが一般的でした。利用するためには、パソコンにソフトをインストールする必要があったため、WindowsやMacなど、パソコンのOSやバージョンによって制限を受けることもありました。

    さらに従来の会計ソフトは、ソフトをインストールしたパソコンがないと作業できないため、万が一パソコンが壊れてしまった場合、端末に保存していたデータが消失してしまうというリスクがありました。

    しかしクラウド会計ソフトであれば、会計データはクラウド上に保存されているため、もしパソコンが壊れてしまったとしても、これまでのデータはきちんと保存されているので安心です。1台パソコンが壊れたとしても、ID・パスワードがあれば、別の端末からアクセスすることができるので、業務が滞ることもありません。

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    クラウド会計ソフトのメリット

    複数の端末で使える

    前述したように、従来の会計ソフトは、一つのパソコンに一つのソフトをインストールする必要があったため、パソコンを買い換えたときや、別の端末で使うときには、再度ソフトをインストールして移行作業を行う必要がありました。

    しかしクラウド会計は、ソフトウェアそのものをインストールするわけではないので、インターネット環境さえあれば、ID・パスワードを入れるだけで、複数の端末からアクセスすることが可能です。ソフトのインストールや、データの移行作業なども必要ないので、パソコンの買い替え、利用パソコンの変更も簡単に行うことができます。

    法改正にも対応した最新のソフトを使える

    従来の会計ソフトは、新しいバージョンのものが登場したら、その都度購入して再インストールを行う必要があり、コストや手間がかかっていました。

    しかしクラウド会計ソフトは、システムがバージョンアップしたとしても、クラウド上のシステムで自動的に最新の状態にしてくれるため、アップデートするたびに再インストールをする必要がありません。

    常に最新の状態で利用できるメリットの一つに、法改正にもスムーズに対応できる点があります。会計ソフトは、消費税増税のタイミングや何かしら関連する法改正が起こるたびに、新しいソフトを買いなおしたり、更新分のインストールを行っていましたが、サービス提供元で最新版への更新をかけてくれるので、最新の法令に則ってすみやかに業務を進めることが可能になります。

    口座やクレジットカードとの連携が可能

    会計・経理業務の中でも手間のかかる作業の一つに、登録している銀行口座やクレジットカードの入出金履歴を、ソフトへ入力する作業があります。

    しかしクラウド会計ソフトは、銀行口座のネットバンキングや、会社で利用しているクレジットカードのデータと自動的に連携して、入出金履歴や明細を会計ソフトで取得する設定が可能です。

    これにより、口座やカードでの入出金や利用履歴は、自動で会計ソフトへ反映されるため、これまでのように明細データを確認しながら、手動で会計ソフトへ入力する必要がなくなり、大幅な業務工数の削減が可能となります。

    バックアップ体制が万全

    従来の会計ソフトを利用していた場合は、万が一パソコンに問題が発生したときのために、データをUSBなどの記憶媒体に移して、バックアップを取っておく必要があります。

    ただしクラウド会計ソフトは、入力したデータをパソコン本体ではなく、クラウドサーバー上に保管されます。そのため、こうしたデータ保管の手間がかからず、安心して会計ソフトを利用することができます。

    クラウド会計ソフトのデメリット

    ランニングコストがかかる

    最初にソフトを購入する従来の会計ソフトと違い、クラウド会計ソフトは、月額や年額でクラウドサーバーの利用料金を支払いながら使います。そのため、初期費用としてのコストは発生しませんが、導入した後も、月ごと・1年ごとに一定額の維持費となる、ランニングコストがかかります。

    こうしたランニングコストがかかるぶん、アップデートやバージョンアップごとに購入する必要もなく、サーバー管理などの費用も含まれている場合が多いです。

    インターネット環境が必要

    クラウド型の会計ソフトは、システムを利用する際に、インターネット環境に接続している必要があります。インターネットを介して、クラウドデータにアクセスする必要があるため、導入するためにはインターネット環境の構築が必須です。

    インターネット環境のない企業は、今や少ないかとも思いますが、利用する事務所や環境によっては、インターネットの契約・設置から始めることも考えられます。

    パソコンなどの操作に慣れることが必要

    元々、従来型の会計ソフトを利用している場合、新たにクラウド会計ソフトを導入すると、その操作方法の違いに困惑することはあると思います。

    クラウド会計ソフトは、従来のものよりも使いやすく便利になっている反面、今まで以上に機能が増えているため、すべての機能を使いこなすまでに時間がかかることもあります。あまりパソコンやIT機器に詳しくない方がいる場合、操作方法の落とし込みに時間を要することもあるでしょう。

    ただし最初からすべてを使いこなそうと考えるのではなく、サービスの提供元のサポートサービスなどを利用しながら、一つ一つ身につけていけるので安心してください。

    クラウド会計ソフトの主な機能

    請求書作成機能

    クラウド会計ソフトには、請求書の作成・発行機能が備わっています。会計ソフト経由で請求書を作成することで、売上の計上や入金処理を自動的に仕訳してくれるため、計上漏れなどのミスを防ぐことができます。

    また請求書以外にも、納品書や見積書から請求書に変換できたり、発行した請求書の郵送代行サービスなどもあるため、そういったサービスと連動することで、請求書関連業務の効率化を図れます。

    自動連係機能

    会計・経理業務において重要な作業の一つである、経費精算をもれなく行うため、経費の入出金履歴を会計ソフトと連携させる機能があります。

    事前に会社で使っている銀行口座や、ネットバンキング、クレジットカードを登録しておくことで、口座の入出金履歴やクレジットカードの利用明細の日付、金額をもとに自動的に仕訳を行うので、面倒な入力作業がなくなります。

    ただし、現金取引が発生した場合などは、履歴がないため自動連係ができません。そのため、領収書を撮影してデータを取り込む、スキャン機能などを利用することで、効率よく記録することが可能になります。

    経費自動仕分機能

    自動連係機能で、口座やクレジットカードの明細から入出金履歴を取り込める、クラウド会計ソフトでは、これらの履歴を自動的に経費科目に仕訳することもできます。

    あらかじめ、通帳の概要欄などに記載される項目を、クラウド会計ソフトに勘定科目として登録しておけば、取り込んだデータからAIが判別して自動的に仕訳を行います。利用者は、仕訳された内容を確認して登録するだけで、簡単に会計処理を済ませることができます。

    クラウド会計ソフト導入に向けた準備

    実際に、クラウド会計ソフトを導入するにあたって、事前に以下の準備をしておきましょう。

    勘定科目の整理

    クラウド会計ソフトを導入する際には、経理・会計業務で利用する勘定科目を、使いやすくカスタマイズしておくといいでしょう。まずは現状ある勘定科目を精査し、使用しているものとそうでないものに整理します。

    そのうえで、使用する勘定科目だけ表示させたり、あとから勘定科目を追加することもできるので、あらかじめ勘定科目の整理をしておくと、効率よく会計処理が可能になります。

    税理士がソフトに対応しているか確認

    企業によっては、会計・経理業務を税理士に依頼しているところもあるかと思います。その場合、新たにクラウド会計ソフトを導入するにあたって、データ共有を受ける税理士が、クラウド会計ソフトも対応しているか確認しておきましょう。

    インターネット環境があれば、場所を選ばず利用できるクラウド会計ソフトですが、管理する税理士側の環境が整っていなかったり、クラウド会計ソフトへの知識ができておらず、データ共有ができない可能性もあります。

    連携する口座やクレジットカードの情報を用意

    クラウド会計ソフトは、経費などで利用している銀行口座やクレジットカードと連携し、自動で履歴や明細データを取り込むことができます。実際にデータ連携を行うときに、慌てて情報を用意するのではなく、あらかじめインターネットバンキングや、クレジットカードのWeb明細に登録し、ソフトを導入次第速やかに登録できるよう準備しておきましょう。

    まとめ

    今回は、経理・会計業務で急速に需要が伸びている「クラウド会計」について解説してきました。クラウド会計を進めるために必要な、クラウド会計ソフトについても、利用するメリットやデメリット、注意点も併せて紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。

    これまで手動で行っていた作業が自動化されることで、手間がかかっていた経理業務も大幅に効率化することが可能です。

    現在、経理業務に悩まれている方、事業が大きくなって一人では経理業務ができなくなった方など、経理・会計業務に関するご相談があれば、経理代行サービス「KANBEI」にお気軽にご相談ください。

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