コラム

2021.07.02

経費削減とは?会社が効率よく経費削減を行う方法

会社経営を行っていくうえで、売上を伸ばすことは重要な目標の一つです。会社の利益を上げるため、売上に繋がる事業や営業活動を進めて、会社経営を行っていきます。

しかし、ただ売上を上げていくだけで、経営が上向きになればいいのですが、そう簡単にうまくいくものではありません。会社の利益向上には、売上アップのほかに、かかる経費を少しでも押さえることも重要な業務です。

売上を上げるのは、どうしても相手があってこそになりますが、経費削減は社内の努力によってできることなので、すぐに取り組みやすい課題です。不要な経費の削減に成功することで、売上がまだ少ない状態でも利益を出せるようになります。

今回は、会社で取り組んでいきたい経費削減の方法と、注意点について解説していきます。

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目次

    経費削減とは

    経費削減とは、いわゆる「経費としてかかっている費用を削って減らすこと」です。最近では「コスト削減」と言われることも増えてきました。

    企業において「経費」にあたるのは、ビジネス活動を行う上で必要となる費用のことです。オフィスの賃料や人件費、通信費に光熱費のように具体的に可視化しやすい経費もあれば、作業にかかる時間やコミュニケーションにかかる時間など、見えにくいコストもあります。

    会社の利益は、売上から経費を引いたものが、一般的な考え方とされています。そのため売上をいくら伸ばしても、その分かかる経費も多くなっていれば利益はまったく増えません。少しでも会社としての利益を得るためにも、抑えられる経費は抑えておきたいところでしょう。そのためにも、無駄にかかっている経費を見極め、可能な限り削減していく「経費削減」が必要となってきます。

    経費にはどんなものがあるのか

    企業にかかる経費には、主に以下のような費用が上げられます。こうした経費の中から、削減可能なものを精査して、一つ一つ見直していく必要があります。

    ・賃料
    ・水道光熱費
    ・通信費
    ・備品、消耗品
    ・人件費
    ・交通費(出張費など含む)
    ・採用コスト
    ・事務用品

    経費削減で見直すべき経費(コスト)

    オフィスコスト

    社内で発生するオフィスコストの削減は、比較的実行に移すのが簡単で、結果も現れやすいのが特徴です。

    例えば、社内で使うコピー、プリントアウトなどの「印刷」に関するコストを削減する場合、無駄を省くルールなどを決めて対応すると効果的です。

    ①カラー印刷は必要最低限にし、基本的にはモノクロ印刷にする
    ②両面プリントの推奨
    ③ミスプリントは、裏紙としてメモなどに使う

    このように印刷に関して、無駄を省く運用を決めることで、用紙やインク代などを節約することができ、経費削減につなげることができます。

    また、会議資料のコピー配布をやめるなど、ペーパーレス化の推奨により、不要な印刷コストを削減することができるので、多くの企業でペーパーレス化が進められています。

    オペレーションコスト

    オペレーションコストは、基本的に人件費や物流にかかる費用のことを指し、企業の規模によっては、経費の多くをオペレーションコストが占めていることもあります。

    従業員数が多いと、その人数に対する交通費や残業代などもばかになりません。これらの経費を削減するには、現状の業務内容を見直して不要な業務を減らしたり、最近だとテレワークなどの新しい働き方を導入することで、交通費やオフィスコストの削減を行う必要があります。

    エネルギーコスト

    電気や水道、ガスなどの「エネルギーコスト」は、毎日使用するものなので、日々の節約や利用状況の見直しによって、大きく経費の削減に繋げることが可能です。
    中でも、日中つけっぱなしにしていることの多い照明は、企業における電力コストの中でも約4割を占めているといいます。

    常に照明をつけておく必要がある場合、なかなか削減することが難しいと思われがちですが、たとえば使っている照明を従来の白熱電球からLEDに変えることで、長期的なコストの削減にも繋がります。また電力の自由化開始に伴い、契約している電力会社の見直しを行って、基本料金がお得な会社に切り替えるなどもおすすめです。

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    経費削減を行う前の注意点

    削減しやすいものから行う

    経費削減を進めていくにあたり、いきなり会社の経営改革というわけにはいきません。経費削減によって、どのぐらいの効果が得られるかわからない状況で、大がかりな削減を行ってしまうと、失敗してしまう可能性もあります。

    経費削減には、一つ一つ地道な削減が欠かせません。まずは削減しやすい経費から対策を取っていくといいでしょう。いきなり大きな見直しや対応が必要な場合は、成果もあがりにくいため、まずは削減しやすいところから見直していく方が良いです。

    あくまでも経費削減は手段である

    経費削減を行う際、どのぐらい経費を削減するか目標を設定し、そこに向けて対策を行っていきます。そのうえで起こりがちなのが、経費削減の対策そのもの「目的」となってしまうことです。経費削減は「目的」ではありません。あくまでも経費削減は、不要な経費を抑えることで、会社の利益を増やすための「手段」にすぎません。

    経費削減が「目的」になってしまうと、経費を削減することにばかり意識がいってしまい、本来必要な経費まで削減してしまう可能性がでてきます。必要な経費を削減してしまうと、結果的に事業存続が危ぶまれてしまい、そもそもの売上が落ちてしまいかねません。

    また経費削減が目的化してしまった場合、一時的に経費を費やすことで長期的な経費削減を行う対策も取ることなく、目の前の経費削減ばかりにかかりきってしまう場合があるので、経費削減はあくまでも「手段」であることを理解したうえで、対策をおこなっていきましょう。

    経営者と従業員の意識が違う

    社内で経費削減を進めるにあたり、実際に経費削減に関する取り組みを行うのは、経営者ではなく従業員の場合がほとんどです。そのため、いくら経営陣が「経費削減」をうたっていても、従業員と意識やモチベーションにズレが生じていては、経費削減はうまくいきません。

    実際、経費削減をすることで会社の利益になれば、会社としても上向きになっていきますが、従業員にとっては直接給与に関係するとは言えないため、モチベーションはあまり高くないのです。そのため、従業員のモチベーションを維持しながら経費削減を行える仕組みを作るといいでしょう。

    たとえば、経費削減の効果によってインセンティブを付与する制度などを設け、少しでも従業員にやる気を起こさせる仕組みを作ったり、無茶な経費削減を推し進めるのではなく、現状を鑑みて最適な経費削減を進めるよう注意してみてください。

    組織全体で実施すること

    経費削減は、一方的に「予算を一律カット」命令を出したり、経営陣だけが頑張っても効率的な経費削減効果を出すことはできません。

    単に一律カットと言っても、経費予算もさまざまな基準のもと立てられているため、一律カットは逆に必要な予算を削り、無駄な予算をそのままにする可能性があります。

    また経営陣が経費削減を唱えても、実際に現場でどのように経費が使われているかわかっていないため、何がムダで何が必要なのかを把握できずに適切な指示を行うことができません。

    効率的な経費削減を行うのであれば、しっかりと従業員に経費削減の意図を伝え、会社組織全体で優先度を決めて対策を取っていくことが重要です。

    経費の主な削減方法

    コピー・印刷費

    資料のコピーやプリントアウトなど、印刷周りのコストは、すぐにでも始められる経費削減の一つです。

    資料や配布物などは、極力白黒設定で印刷を行い、不要なカラー印刷を減らすことで、経費削減につなげることができます。社内のみで使う印刷物の紙を安価なものに変更したり、内容によっては裏紙の利用、インクは白黒のみで行い、外部へ提出するような印刷物は普通用紙でカラー印刷も踏まえて使っていくだけでも、印刷関連費用の経費削減が可能です。

    最近では、基本的に紙を利用しないペーパーレス化を進める企業も増えているため、パソコンやタブレットの活用など、電子機器を利用して印刷コストの削減を行うところも多いです。

    消耗品コストを抑える

    社内で利用している消耗品に関しても、すぐに着手できる経費削減内容になります。主な美人であるボールペンや付箋などの文具用品、書類をストックするフォルダやファイル類、さまざまなサイズの封筒など、消耗品の数は非常に多いです。

    これらの消耗品の経費削減案としては、できる限り低価格で購入するよう購入先の見直しを図るほか、過剰なストックを抱える運用の見直しも効果があります。

    水道・光熱費を減らす

    オフィスや店舗での大きなコストである、水道や光熱費も実は経費削減が可能です。当たりまえに必要なものなので、なかなか経費削減に取り掛かれないと思う方もいるでしょうが、「使わない部屋の電気やエアコンはこまめに消す」などの、ちょっとしたルールからでも削減に繋げることができます。

    また最近では、電力やガスの自由化にともない、電気事業者を自由に選択できるようになりました。会社によっては、基本料金がお得になっているものも多く、現状使っている量に併せてピッタリの電力会社に見直しするという方法もあります。

    通信費の節約

    インターネット回線や電話など、社内外のコミュニケーションにおいて、通信設備は欠かせないツールです。必要不可欠といえる通信費も、今では削減できる方法がいくつもあります。

    インターネット回線のプロバイダや事業者を基本料金の安いものへ切り替えたり、社内のビジネスフォンをクラウド化してメンテンナンス等の維持費の削減など、安価で質の良いサービスも数多く登場しているので、見直しをかけられる通信費も削減が可能です。

    人件費の費用対効果をあげる

    なかなか削減が難しいとされるのが、人件費です。最も早く人件費を削減する方法は、人員整理をすることですが、会社の財産ともいえる人員をそう簡単に削減することはできません。

    人件費でネックになってくるのが、残業時間発生に伴う残業代です。業務遂行に時間がかかり、残業時間が増えざるをえない状況であれば、業務効率を上げることで残業時間の削減に繋げられます。

    業務効率化を上げるため、システムを導入して作業時間を減らしたり、作業をマニュアル化
    するなどして、業務にかかる時間を減らすよう取り組んでいくといいでしょう。

    出張費や交通費の見直し

    交通費や出張費も、余計な費用を使っていることがあります。たとえば出張にかかる交通費も、最安値で対応できる交通機関にしたり、宿泊先も上限を設けるなどの運用改変を行うことも一つの手段です。

    またリモートワークやテレワークが推奨される今であれば、対応可能な限りリモートワークに切り替えることによって、交通費や出張費の発生を抑えることが可能です。

    賃料をさげる

    オフィスの賃料も経費削減できるポイントの一つです。オフィスを賃貸で借りている場合、レイアウトの見直しを行うことで、スペースの最適化をはかることができます。これにより必要のなくなったスペースや事務所などは、賃貸契約を打ち切ることで、これまでかかっていた賃料を削減することができます。

    もちろん事務所だけでなく、駐車場や倉庫なども同じように削減が可能ですし、場合によっては賃料の値下げ交渉ができる管理会社・オーナーもいます。

    経費削減のダメな例

    自社サービスや品質低下をまねくもの

    経費削減を行うことで、自社が提供しているサービスや商品の品質が低下してしまうことのないようにしましょう。そもそも会社に売上や利益があるということは、提供しているサービスや商品を評価して取引をしてくれている企業がいるということです。

    そのため、経費削減をしたことによって、自社のサービスや商品の品質を落としかねない事態になってしまうと、いくら経費が削減できたところで売上も落ちてしまうことになって意味がありません。
    提供しているサービスや商品の品質低下に影響しない形で、経費削減を行うようにしましょう。

    会社そのものの信用低下をまねくもの

    たとえば経費削減で固定電話からIP電話に切り替えた場合、その効果は非常に大きなものになります。しかし顧客の中には、信用度を図る基準として固定電話であることを重視する人が多いのも、また事実です。IP電話等への切り替えによって、会社の信用低下してしまう可能性も十分起こりえます。

    取引先や顧客の年齢層・経歴、また会社のサービスの特性などをふまえ、経費削減を行うことによって、会社のイメージや信用が低下してしまうことがないか、慎重に検討したうえで対応するようにしましょう。

    従業員のモチベーション低下や効率低下につながるもの

    経費削減は、会社全体が同じ意識で進めていく必要があります。しかし従業員にとっては、経費削減することで業務内容が増え、そのうえで給料は変わらないなどがあれば、モチベーションが下がり、効率のいい経費削減は実行できません。

    心身ともに、従業員のモチベーションが上がらないよう、限度を超えない範囲で経費削減を進めていくようにしましょう。

    まとめ

    会社の利益を上げていくための経費削減ですが、本当に削減していい経費なのか、必要な経費なのではないかと、費用対効果を踏まえて慎重に検討していく必要があります。

    目先の経費削減だけにとらわれず、はじめは経費がかかっても長期的に見ると大きな削減に繋がるものもあるため、先々を見据えて経費削減を行っていってください。

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